ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 2022 - Projet d'évolution du règlement intérieur

Afin de préparer au mieux notre Assemblée générale du samedi 19 mars 2022, nous vous invitons à prendre connaissance du projet d’évolution du règlement intérieur de notre association, dont le vote est prévu à l’ordre du jour.

 

ASSOCIATION SCLEROSE TUBEREUSE DE BOURNEVILLE FRANCE

PROJET D’EVOLUTION DU REGLEMENT INTERIEUR

 

Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 21 des statuts de l’association dite « Association Sclérose Tubéreuse de Bourneville France » (ci-après appelée « l’Association »).

Il a pour objectif de préciser les règles d’organisation et de fonctionnement prévues par les statuts. Ainsi les statuts s’appliquent dans le silence du règlement intérieur et ils prévalent en cas de divergence d’interprétation.

Le règlement intérieur est préparé par le conseil d’administration qui le soumet à l’adoption de l’assemblée générale statuant à la majorité simple.

 

Article 1. Les membres

1.1. Composition de l’Association

1.1.1. L’agrément des membres

Seuls les nouveaux membres font l’objet d’un agrément.

Pour être agréé, un membre doit remplir les conditions suivantes :

 avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association

 avoir versé le montant de sa cotisation annuelle

 avoir une relation avec la maladie ou la qualité de parent ou d’ami

Le refus d’agrément n’est pas obligatoirement motivé et ne peut pas faire l’objet d’un recours.

Toute adhésion intervenant après une interruption de cotisation nécessite un nouvel agrément.

1.1.2. L’adhésion

La cotisation donne le droit d’être membre de l’Association pour l’exercice qui se termine le 31 décembre de l’année, quelle que soit la date de son versement.

1.1.3. Les membres d’honneur

L’attribution de la qualité de membre d’honneur à une personne ayant rendu des services signalés à l’association est proposée au conseil d’administration par tout administrateur qui produit pour la circonstance les informations utiles à la délibération, à savoir les raisons motivant l’attribution de cette distinction.

L’admission des nouveaux membres d’honneur fait l’objet d’une communication à la plus prochaine assemblée générale.

1.2.1. La radiation pour motif grave d’une personne physique ou morale

Sont susceptibles d’entraîner la radiation pour motifs graves :

 toute attitude compromettant le bon fonctionnement de l’association ou en contradiction avec les buts qu’elle s’est fixée

 une situation de conflit d’intérêt

 une atteinte à l’image ou à la notoriété de l’association

Le conseil d’administration décide de la radiation pour motif grave à la majorité des deux tiers des membres présents.

L’intéressé est informé par courrier avec accusé de réception de la procédure de radiation engagée à son encontre. Ce courrier l’informe des griefs retenus contre lui et du délai de 15 jours dont il dispose pour présenter sa défense par écrit ou oralement. L’intéressé peut se faire assister.

L’intéressé est entendu par le conseil d’administration qui le convoque à cet effet. Le conseil délibère à huis clos, hors sa présence et celle de son représentant éventuel. Seuls les administrateurs sont admis à participer aux débats.

Le conseil d’administration décide :

 soit de mettre un terme à la procédure de radiation et il en informe l’intéressé dans un délai de 8 jours, par courrier avec accusé de réception

 soit de radier l’intéressé et il l’en informe dans un délai de 8 jours par courrier avec accusé de réception. Ce courrier l’avise des motifs de radiation retenus et de la possibilité de faire appel de la décision devant l’assemblée générale qui statue alors en dernier ressort. Dans ce cas, l’appel est suspensif de la radiation

 

Article 2 – L’assemblée générale

2.1. Composition

L’assemblée générale comprend tous les membres de l’association agréés et à jour de leur cotisation au plus tard le jour de l’assemblée générale, une heure avant le début de l’assemblée générale, ainsi que les membres d’honneur.

Nulle autre personne ne peut demander à se faire ajouter sur la liste d’émargement ou participer aux votes au- delà de cette échéance.

2.2. Convocation

La convocation à l’assemblée générale est adressée au plus tard 15 jours avant qu’elle ne se tienne, par l’un ou l’autre ou plusieurs des moyens suivants :

 insertion dans le bulletin de liaison, y compris au format électronique

 lettre simple

 courriel

2.3 Ordre du jour

L’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration, les documents nécessaires aux délibérations et une formule de pouvoir sont joints à la convocation. Les comptes de l’Association sont mis à disposition des membres, sur simple demande au moins une semaine avant la réunion de l’assemblée générale.

L’ordre du jour est arrêté par le conseil d’administration, sur proposition du bureau.

Il peut être complété à la demande du quart au moins des membres. Cette demande peut être formulée par courriel ou par tout autre support écrit. Elle est adressée à un co-président.

La condition de réunir une proportion du quart de demandeurs doit être satisfaite au plus tard 30 jours avant la tenue de l’assemblée générale. Le conseil d’administration peut refuser la demande d’ajout d’un point à l’ordre du jour uniquement si cette condition n’est pas réalisée.

Le conseil d’administration peut cependant consentir en opportunité une modification de l’ordre du jour même si cette proportion n’est pas atteinte.

L’assemblée générale annuelle inscrit a minima à son ordre du jour :

 le bilan moral (rapport d’activité) de l’Association

 le rapport financier

 l’approbation des comptes et l’affectation du résultat

 le quitus donné au conseil sur sa gestion de l’association

 le vote du budget prévisionnel de l’exercice suivant

Le cas échéant, sont inscrits :

 l’élection du conseil d’administration ou l’élection d’administrateurs sur les postes occupés transitoirement par les remplaçants cooptés par le conseil d’administration

 la nomination du ou des commissaires aux comptes et de son leurs suppléants

L’ordre du jour de l’assemblée générale comporte obligatoirement un point intitulé « Questions diverses ». Les questions diverses ne donnent pas lieu à délibération.

Les actes de disposition d’un montant supérieur ou égal à 15 000 euros, sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

Si l’ordre du jour arrêté par le conseil d’administration est complété ultérieurement à la demande du quart des membres de l’association, tous les membres en sont informés par courrier simple ou par courriel au plus tard 8 jours avant la réunion de l’assemblée générale.

2.4.  Assemblée dématérialisée

Si l’assemblée générale est prévue de manière dématérialisée, conformément à l’article 5 des statuts, les convocations comprennent un lien Internet vers la réunion ainsi que la mention de l’application de conférence utilisée et toutes les indications en vue d’une connexion aisée.

2.5. Vote à distance

Dans le cas d’une assemblée dématérialisée, le vote à distance s’effectue au moyen des fonctionnalités de l’application de conférence.

 

Article 3. – Le conseil d’administration et le bureau

3.1. Réunion par visioconférence ou télécommunication

Le conseil d’administration ou le bureau peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, sauf en cas de refus de la part d’un tiers de leurs membres.

 

Article 4. – Délégations 

4.1. Données par un co-président    

Conformément à l’article 12 des statuts, chaque co-président peut donner délégation à un salarié de l’association d’effectuer des actes de la vie civile, en fixant une limite d’engagement qui ne pourra excéder 500 euros pour chaque acte et en excluant les actes ayant un impact significatif en terme d’image ou de réputation de l’association.

4.2. Données par le trésorier     

Conformément à l’article 13 des statuts, le trésorier peut donner délégation à un co-président ou à un salarié de l’association, d’encaisser des recettes ou d’acquitter des dépenses, en fixant une limite qui ne pourra excéder 1 000 euros pour chaque recette et chaque dépense.

Une personne qui n’est ni co-président, ni salarié de l’association ne peut recevoir de délégation générale de la part d’un co-président ou du trésorier. Pour une mission spécifique et ponctuelle, il pourra être établi un ordre de mission validé par le conseil d’administration.

 

Article 5. – Remboursement de frais

5.1. Principes généraux   

Les remboursements de frais sont effectués par chèque ou par virement, sous réserve de la conformité des dépenses aux principes généraux suivants, et conformément au barème ci-dessous :

Tout déplacement au nom de l’ASTB fait préalablement l’objet d’un ordre de mission d’un des co-présidents (la convocation aux CA et bureau valant ordre de mission).

L’association ne remboursera des frais que pour une réunion organisée par l’ASTB ou pour une mission avec un ordre de mission préalablement signé par un co-président.

Tout déplacement doit être effectué à moindre coût pour l’ASTB. Lorsque cela est possible l’achat de titres de transport doit être fait à tarif réduit.

5.2. Feuille de frais   

La demande de remboursement est établie au moyen d’une feuille de frais adressée au trésorier dans les trois mois suivant la dépense.

La feuille de frais doit détailler les différents postes (transport, hébergement, papeterie, frais d’expédition, etc… au nom de l’ASTB) et être accompagnée des justificatifs originaux de dépense. Une feuille de frais distincte sera établie pour chaque déplacement ou manifestation.

La feuille de frais doit être transmise au trésorier au plus tard trois mois après la date de la dépense.

Aucun droit à remboursement ne peut être ouvert sans les justificatifs originaux.

Aucun remboursement de frais ne sera effectué si la feuille de frais est transmise au trésorier plus de trois mois après la date de la dépense. Cette feuille de frais pourra être transmise par courrier ou par mail, au format électronique, avec un justificatif numérisé joint.

Le bénéficiaire d’un remboursement de frais a la possibilité d’abandonner ce remboursement et d’en faire don à l’Association, en vue de la réduction d’impôt sur le revenu, prévue à l’article 200 du CGI.

5.3 Barème    

BAREMES
Type de frais	Prise en charge	Commentaires
SNCF	2ieme classe (plein tarif). Possibilité 1ere classe si durée du trajet supérieure à 3 heures.
Indemnités kilométriques	Conforme au barème des frais engagés par les bénévoles publié annuellement sur le site https://www.associations.gouv.fr A titre indicatif 0,321 € /km pour 2019 (option trajet le plus rapide)	Uniquement si impossibilité d’utilisation des transports en commun.
Péages	Remboursement uniquement sur justificatifs.
Stationnement	Remboursement uniquement sur justificatifs.
Déplacement en avion	Si durée trajet train est supérieure à 5 heures.	Billet place Eco, Compagnies low cost à privilégier
RATP, métro, bus, taxi	Remboursement uniquement sur justificatifs.	Remboursement taxi uniquement avec accord préalable et uniquement en cas de nécessité.
Repas	30 euros maximum.
Hôtel	115 euros (petit déjeuner compris).	Remboursement nuit avant réunion si départ train avant 6h30. Remboursement après réunion si arrivée train après 22h00